10. Favor No interrumpir

¿Sabías que una tarea interrumpida, en promedio tarda un 50% más de tiempo y se comete un 50% más de errores en su ejecución? Esto, por supuesto, comparado con una tarea no-interrumpida.

Le toma cierto tiempo a nuestros cerebros entrar en un estado de enfoque, en el que somos capaces de concentrarnos casi completamente en una actividad, sin sentirnos distraídos.

Una vez que llegamos a ese estado, podemos disfrutar de un flujo de productividadbastante interesante, siempre y cuando no seamos interrumpidos.

Una mente enfocada, sin embargo, aún es sensible a interrupciones provenientes de estímulos externos. Las interrupciones (que usualmente consisten de un cambio a un conjunto de pensamientos diferente, y poco relacionado) borran y desorganizan gran parte del estado previo del cerebro, que por lo regular en tareas de enfoque se encontraba optimizado.

Y por si fuera poco, las interrupciones frecuentes, pueden evitar que siquiera alcances ese estado en algún momento.

Cuando interrumpes a alguien, en promedio le toma 23 minutos volver a la tarea original, y eso que no estamos contando, que en promedio tardamos hasta 30 minutos en regresar al estado cerebral en el que podemos llegar a ser productivos nuevamente.

Prácticamente la mitad del tiempo que interrumpes a alguien, de hecho lo sacas por completo de su tarea, de tal manera que será casi imposible que regrese a la actividad una vez termine la interrupción.

Podrías pensar que sólo lo estás poniendo en pausa por un par de minutos. O que merece un descanso y que lo tuyo es importante, pero ese tiempo de pausa, por lo regular es mucho más largo de lo que uno pensaría.

Alrededor del 80% de las veces en que una tarea es interrumpida, la persona logrará continuar en ella el mismo día. Pero increíblemente, 1 de cada 5 tareas interrumpidas, terminan sin realizarse. Es decir que el sólo hecho de sacar a alguien de su estado de productividad, puede hacer que pierda un día entero.

¿Alguna vez has sido interrumpido por alguien, sólo para ver cómo esa interrupción se extendió lo suficiente y terminaste dejando de lado lo que hacías? O también podrías haberte interrumpido a ti mismo, yendo al baño, revisando el facebook, o tomando un refresco.

¿Cuántas veces una simple pregunta se ha tornado en una larga conversación? Estas son experiencias bastante comunes, especialmente en áreas laborales.

Una interrupción aparentemente pequeña, puede descarrilar tu enfoque tanto, que podrías tardar horas en volver a lo que estabas haciendo… Si es que lo logras el mismo día.

El cambio frecuente de actividades también ha sido relacionado en estudios con el incremento de los niveles de estrés, en comparación a dedicarse a una sola tarea.

Así que interrumpir a otros, no sólo lastima su productividad, sino también su salud.

Sin embargo, esto no se detiene ahí. Las interrupciones también son bastante costosas.

Un estudio reveló que el costo estimado de las interrupciones en entornos laborales, es de unos $588 mil millones de dólares perdidos cada año en productividad para la economía estadounidense.

Y personalmente considero que este valor está bastante por debajo de la realidad, pues lo único que se calcula es el total de horas perdidas, multiplicado por su valor en costo de Salario Mínimo.

El estudio no considera las consecuencias de dichas interrupciones, tales como las oportunidades pasadas por alto, ventas perdidas, empleados despedidos, negocios en baja productividad, inversiones mínimas, errores costosos, días de incapacidad por el constante aumento de las enfermedades y síntomas de estrés… etc.

Las interrupciones en el mundo de hoy se traducen en libros que nunca se terminaron, negocios que nunca vieron la luz, y algunas ideas condenadas a morir antes de ser engendradas.

La próxima vez que pienses en interrumpir a alguien que esté trabajando productivamente en una actividad importante para él, considera que una pregunta o comentario aparentemente inocente, puede crear serias consecuencias para su vida.

Incluyendo el hecho de agregar más horas de trabajo a su calendario, incrementar su estrés, hacerle tomar malas decisiones y causar errores, crear retrasos, perder oportunidades, e incluso potencialmente abandonar la tarea por completo.

Incluso una breve interrupción en una tarea compleja, puede crear el equivalente cognitivo a una hora completa de trabajo extra.

Las personas altamente productivas conocen la importancia de trabajar en bloques ininterrumpidos de tiempo, con buen enfoque y concentración.

Consecuentemente, éstas personas adoptan las medidas necesarias para protegerse de las interrupciones, algunas, usando audífonos para evitar conversaciones (incluso, si no escuchan música), otras, cerrando la puerta de la oficina o el cuarto, indicándole a otros que no los pueden interrumpir a menos que sea absolutamente necesario, o de urgencia, y dejándole en claro a los demás cuándo está bien hablar con ellos, y cuándo no.

Otros deciden trabajar en diferentes lugares (algunos emprendedores aún pudiendo trabajar en su casa deciden irse a una oficina o a un lugar calmado), y nunca están de más quienes apagan sus celulares, servicios de notificación, o incluso quienes se desconectan del Internet por completo hasta terminar.

Muchos programadores y desarrolladores de software aman trabajar tarde en la noche (yo, por ejemplo :P) y la principal razón para ello, es que las interrupciones son mínimas, por lo tanto se puede ser más productivo.

La actividad online también es mucho más reducida en la noche, pues la gran mayoría de las personas se han ido a dormir.

Ser sociable por Internet, está bien. Estar pendiente del correo, de los clientes, o del negocio, también. Sin embargo, si quieres hablar con alguien que esté trabajando, lo más seguro es que puedas esperar a que termine.

Si tienes problemas con otras personas que te interrumpen más de lo que te gustaría, pídeles que sigan una regla básica como la siguiente, o cualquier otro lineamiento que te deje satisfecho:

“Cuando esté ocupado trabajando, por favor no me interrumpas a menos que lo que tengas para decirme sea tan urgente y tan importante, que valga la pena lo suficiente como para eliminar por completo todo lo que yo haya estado haciendo.”